Zapłata gotówką w firmie – co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów?

W przypadku większości przedsiębiorców przekazy typowo gotówkowe to sposób na optymalizację niektórych wydatków. Wie o tym każdy. Czy wiesz jednak, że polskie przepisy zabraniają przedsiębiorcom dokonywania transakcji gotówkowych powyżej 15 tysięcy złotych? Co do zasady faktycznie tak jest, gdyż Ustawa o przedsiębiorcach w art. 19 jasno określa, że płatności przekraczające ten próg powinny być realizowane bezgotówkowo. Chociaż zakaz ten może wydawać się mniej dotkliwy z uwagi na brak kar administracyjnych i nie kojarzyć się z zakazem, a nakazem, to konsekwencje podatkowe są zdecydowanie bardziej odczuwalne. Co trzeba wiedzieć o płaceniu gotówką jako firma? Dowiedz się wszystkiego co niezbędne na ten temat właśnie w tym artykule.

Koszty podatkowe związane z transakcjami gotówkowymi jako przedsiębiorca

Jeśli prowadząc działalność gospodarczą zdecydujesz się na zapłatę gotówką za transakcję o wartości przekraczającej 15 tysięcy złotych, część wydatków nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu. Przykładowo, jeśli zapłacisz 40 tysięcy złotych gotówką za zakup samochodu, jedynie 15 tysięcy złotych będzie kosztem podatkowym. Pozostałe 25 tysięcy złotych nie wpłynie na obniżenie podstawy opodatkowania, co w praktyce oznacza wyższy podatek do zapłaty.

Zwróć uwagę na sumowanie transakcji cyklicznych jako przedsiębiorca

Przy jednorazowych transakcjach sytuacja wydaje się prosta, ale problemy mogą pojawić się w przypadku umów cyklicznych, takich jak leasing, usługi księgowe czy dostawy towarów na podstawie umów ramowych. W takich przypadkach suma transakcji realizowanych w ramach jednej umowy w danym roku podatkowym podlega limitowi 15 tysięcy złotych. Oznacza to, że jeśli co miesiąc płacisz księgowej 3 tysiące złotych gotówką, to po pięciu miesiącach przekroczysz limit, a nadwyżka nie będzie uznana za koszt podatkowy.

Wytrych prawny: brak umowy ramowej przy limicie 15 tys. zł

Istnieje jednak sposób na obejście problemu sumowania transakcji – brak stałej umowy. Jeśli każda płatność będzie traktowana jako odrębna transakcja na podstawie osobnego zlecenia, limit 15 tysięcy złotych będzie liczony dla każdej operacji osobno. Na przykład, jeśli księgowa co miesiąc otrzyma od Ciebie zlecenie e-mailem, a nie na podstawie jednej długoterminowej umowy, każda płatność będzie traktowana jako niezależna. Ministerstwo Finansów potwierdziło w swoich interpretacjach podatkowych, że taka praktyka jest zgodna z przepisami.

Ryzyko wynikające z ustawy AML przy przekraczaniu 15 tys. zł

Transakcje gotówkowe wiążą się jednak z dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML). Każdy przedsiębiorca, który przyjmuje lub dokonuje płatności gotówkowych o wartości przekraczającej 10 tysięcy euro (lub równowartość w złotych), może zostać uznany za instytucję obowiązaną. Dotyczy to zarówno pojedynczych operacji, jak i kilku transakcji, które „wydają się powiązane”. To kluczowe sformułowanie sprawia, że urzędy mają większe możliwości interpretacyjne, co zwiększa ryzyko dla przedsiębiorców.

Czym grozi status instytucji obowiązanej?

Jeśli zostaniesz uznany za instytucję obowiązaną, spoczną na Tobie dodatkowe obowiązki, takie jak:

• wdrożenie procedur AML,
• wyznaczenie oficera ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy,
• raportowanie transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Niewywiązanie się z tych obowiązków może skutkować surowymi sankcjami finansowymi, a nawet odpowiedzialnością karną.

Jak uniknąć problemów?

1. Przemyśl sposób rozliczeń – unikaj transakcji gotówkowych powyżej 15 tysięcy złotych, a w przypadku cyklicznych płatności rozważ brak stałej umowy.
2. Monitoruj limity AML – upewnij się, że Twoje transakcje gotówkowe nie przekraczają równowartości 10 tysięcy euro, aby uniknąć statusu instytucji obowiązanej.
3. Konsultuj się z prawnikiem – każda sytuacja może wymagać indywidualnej analizy i dobrania odpowiednich rozwiązań prawnych.

Chcesz możliwie jak najczęściej płacić gotówkowo?

Jeśli masz wątpliwości, jak prawidłowo rozliczać transakcje gotówkowe lub obawiasz się konsekwencji związanych z ustawą AML, skontaktuj się ze mną mailowo. Zaoferuję Ci kompleksowe wsparcie w zakresie prawa podatkowego oraz compliance. Nasz zespół pomoże Ci uniknąć ryzyka i zoptymalizować sposób prowadzenia rozliczeń. Skontaktuj się – zabezpiecz swoje interesy i zyskaj spokój.