Wystawianie faktur z numerami zawierającymi dodatkowe oznaczenia, takie jak litera „A”, jest praktyką stosowaną przez wiele firm. W teorii pozwala ona na lepsze zarządzanie i organizację dokumentów księgowych. W praktyce jednak często zdarza się, że numeracja faktur była dowolna. Jeśli faktura u danego przedsiębiorcy w danym momencie nie została wystawiona, to mógł on np. pomiędzy numerami 123 i 124 wstawić fakturę 123 A. Dotychczas nie było z tym problemu, ale za niedługo problem ten się pojawi, ponieważ wszystkie faktury trafiać będą bezpośrednio do organów podatkowych. Wszystkiemu z kolei winny będzie KSEF. Co się zmieni? Od kiedy wchodzi KSEF? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym artykule.
Dodatkowe litery w numeracji mogą być używane jednak nie tylko do maskowania pewnych czynności. Czasami stosowane były do rozróżnienia różnych typów faktur w ramach jednej firmy. Na przykład:
Wszystko w tym zakresie pozostawało zależne od danej firmy oraz sposobu prowadzenia przez nią ewidencji. Teraz niestety wszystko powoli zaczyna być zautomatyzowane.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma elektroniczna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów w Polsce, umożliwiająca wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej. System ten został zaprojektowany, aby zautomatyzować i uprościć procesy fakturowania oraz zwiększyć bezpieczeństwo obrotu dokumentami finansowymi. KSeF co do zasady został wprowadzony w Polsce w fazie dobrowolnej od 1 stycznia 2022 roku. W tym okresie przedsiębiorcy mieli możliwość korzystania z systemu na zasadzie dobrowolności. Obowiązkowe korzystanie z KSeF dla wszystkich podatników miało pierwotnie wejść w życie 1 stycznia 2023 roku, jednak termin ten został przesunięty. Aktualnie, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF dla wszystkich podatników przeniesiony został na luty 2026 r.
Firmy wystawiają faktury z kilku kluczowych powodów. Okazują się one istotne zarówno dla prowadzenia działalności gospodarczej, jak i dla zgodności z przepisami prawnymi. PRzede wszystkim stanowią one udokumentowanie transakcji, czyli zapis transakcji handlowych między firmą a jej klientami. Dokumentują szczegóły takie jak:
Faktury są też niezbędne do prawidłowego rozliczania podatków. Stanowią podstawę do m.in. obliczania należnego podatku VAT, który firma musi odprowadzić do urzędu skarbowego. Dodatkowo analogicznie będą również ważne do ubiegania się o zwrot VAT przez klientów, którzy również prowadzą działalność gospodarczą. Ponadto faktury to także idealny sposób na weryfikację działań firmy przez organy skarbowe.
Proponuję więc żebyś napisał do mnie maila. Załącz do niego wszelkie dokumenty pozwalające zapoznać się z profilem Twojej działalności. Możesz także opisać poszczególne jej aspekty w wiadomości. Przeanalizuję dane i postaram się dopasować coś możliwie najbardziej korzystnego do profilu Twojego biznesu. Zapraszam do kontaktu.
Autor: Rafał Kufieta
