Monachium to dobry adres, aby zacząć rozmowę o niemieckich realiach. Jeśli planujesz tu przyjechać na zlecenie, rozliczyć samochód, założyć spółkę albo po prostu przetestować rynek, zacznij od odpowiedzi na jedno pytanie: czy jedziesz na krótko, czy szykujesz się na dłuższy pobyt. Od tego zależą podatki, rejestracje i forma działalności. Prowadzenie biznesu w Niemczech w 2025 r. wymaga nieco przygotowania, aby mieć świadomość z czym to się wiąże. Warto przygotować się na realia panujące za granicą. Poniżej znajdziesz uporządkowany przewodnik, w którym przeprowadzę Cię przez warianty od najmniejszego kontraktu po pełnoprawną spółkę z o.o. w Niemczech. Jak założyć biznes na terenie Niemiec? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie tutaj.
Masz polską działalność gospodarczą i wpadasz do Niemiec na kilka tygodni lub miesięcy, najczęściej w budowlance. Kluczem jest horyzont czasowy. Jeśli nie przekroczysz 183 dni pobytu, pozostajesz polskim rezydentem podatkowym i podatki od tego zlecenia rozliczasz w Polsce według wybranej u siebie formy. W Niemczech i tak musisz dopełnić formalności, ale nie zapłacisz tam podatku dochodowego, o ile spełnisz dwa warunki: uzyskasz niemiecki numer podatkowy i zdobędziesz zwolnienie z podatku budowlanego.
W branży budowlanej kluczowy jest dokument potwierdzający, że urząd skarbowy Cię zweryfikował i nie trzeba potrącać 15 proc. z faktury na poczet tzw. podatku budowlanego. To podatek prewencyjny, a jego brak u wykonawcy powoduje, że zleceniodawca musi od Twojej faktury potrącić 15 proc. i odprowadzić do niemieckiego fiskusa. Wielu zleceniodawców w ogóle nie powierza prac firmom bez tego zwolnienia, bo ryzykują konieczność dopłaty z własnej kieszeni po kontroli.
Nawet jeśli nie zakładasz firmy w Niemczech, potrzebujesz numeru podatkowego, a w budowlance dochodzi wniosek o zwolnienie z podatku budowlanego. Procedury nie są skomplikowane i da się je przeprowadzić zdalnie, ale warto to zrobić z wyprzedzeniem.
Przyjeżdżasz z ekipą i nadal celujesz poniżej 183 dni. Tu pojawiają się dodatkowe obowiązki. Każdego pracownika zgłaszasz w niemieckim urzędzie celnym najpóźniej dzień przed wyjazdem. Jeśli to budowlanka, rejestrujesz firmę w Soka-Bau, czyli branżowej kasie urlopowej. W Niemczech od przekroczenia granicy obowiązuje lokalna stawka minimalna, dziś określana jako niecałe 13 euro brutto za godzinę. Podatki i składki nadal odprowadzasz w Polsce, ale liczysz je od wyższej podstawy wynikającej z niemieckiej płacy minimalnej. Przygotuj też zaświadczenia A1 dla pracowników na delegacji. Zleceniodawcy często weryfikują te dokumenty przy wejściu na plac budowy.
Gdy zlecenie trwa realnie dłużej niż pół roku, a w umowie masz np. dwuletnią budowę hali i kilkudziesięciu pracowników na miejscu, wchodzi niemiecka rezydencja podatkowa. Zgłaszasz firmę i pracowników do niemieckich ubezpieczeń społecznych i urzędu skarbowego. Od tego momentu podatki i składki pracownicze rozliczasz po niemiecku, a koszty pracy znacząco rosną. Przykładowo pracownik z wynagrodzeniem rzędu 3000 euro brutto kosztuje pracodawcę około 4200 euro miesięcznie, a na rękę dostaje nieco ponad 2000 euro. To inne proporcje niż w Polsce i warto je policzyć przed wejściem w kontrakt.
Masz do wyboru trzy najczęstsze ścieżki: jednoosobową działalność gospodarczą (Gewerbe), spółkę osobową GbR albo spółkę z o.o. GmbH. Każda ma inne koszty i wymagania.
Najprostsza w rejestracji i prowadzeniu. Płacisz podatek dochodowy według progresji od ok. 14 do 42 proc., w zależności od poziomu dochodu i bieżących kwot wolnych. Do tego dochodzi lokalny podatek od działalności gospodarczej, Gewerbesteuer, z kwotą wolną około 24,5 tys. euro i stawką zależną od gminy, zwykle w okolicach 15 proc. To podatek niezależny od branży, nie do uniknięcia jak podatek budowlany.
Pośrednie rozwiązanie między Gewerbe a GmbH. Formalności mniej niż przy spółce kapitałowej, ale odpowiadasz prywatnym majątkiem wspólników. Podatki płacisz tak jak przy działalności gospodarczej: progresja PIT i Gewerbesteuer.
Odpowiada polskiej spółce z o.o. Wymaga aktu notarialnego i wpisu do rejestru handlowego. Kapitał zakładowy wynosi 25 tys. euro, ale po wniesieniu możesz go wykorzystać na działalność. Podatek dochodowy dla spółki (CIT) to około 15 proc., do tego Gewerbesteuer ok. 15 proc. oraz niewielki podatek solidarnościowy liczony od CIT. Realnie kalkuluj około 30 proc. obciążenia na poziomie spółki. W zamian otrzymujesz ograniczenie odpowiedzialności, co bywa kluczowe przy dużych kontraktach i niskim apetycie na ryzyko.
W Polsce przy jednoosobowej działalności wybierasz ryczałt, skalę albo liniowy 19 proc. Budowlaniec bez własnych materiałów zwykle korzysta z ryczałtu 5,5 proc. od przychodu, ale dochodzi składka zdrowotna według progów i składki społeczne w stałej kwocie miesięcznej. Jeśli masz po swojej stronie materiały i wysokie koszty, rozważasz skalę lub liniowy. Spółka z o.o. w Polsce korzysta z obniżonego CIT 9 proc. do 2 mln euro rocznego obrotu, a powyżej wchodzi 19 proc. Pamiętaj, że po przekroczeniu progu rozliczasz 19 proc. za cały rok, więc planowanie płynności i ewentualne rozdzielanie kontraktów między podmioty ma realne znaczenie. Alternatywą jest estoński CIT, w którym płacisz podatek dopiero przy wypłacie zysku, ale to rozwiązanie ma warunki dotyczące struktury właścicielskiej i zatrudnienia oraz wyłączenia, o których musisz pamiętać.
W teorii konto firmowe to formalność. W praktyce zarówno w Polsce, jak i w Niemczech banki odmawiają otwarcia rachunku całym branżom albo konkretnym profilom ryzyka. W Niemczech dla spółki często wymagana jest osobista obecność w oddziale, a decyzja bywa uznaniowa. W budowlance odmowy też się zdarzają. Warto korzystać z banków, które realnie obsługują Twoją branżę i mieć alternatywy w razie wypowiedzenia umowy rachunku.
Chcesz z niemieckiej spółki świadczyć consulting na świat. Urząd skarbowy będzie weryfikował, skąd faktycznie wykonujesz usługi, jak dokumentujesz ich realność i wartość rynkową, czy masz pracowników i gdzie przebywasz. Meldunek, centrum interesów życiowych, korespondencja, umowy, maile, ekspertyzy, a nawet rozmówcy po drugiej stronie to elementy układanki, która decyduje o miejscu opodatkowania. W praktyce im lepsza dokumentacja, tym mniej zaskoczeń.
Jeśli jedziesz na krótkie zlecenie do 183 dni w budowlance:
Przy kontrakcie powyżej 183 dni zaplanuj budżet na niemieckie składki i podatki, wybierz formę działalności i przygotuj się na pełną rejestrację firmy oraz pracowników w Niemczech.
Niemiecki system potrafi być mniej cyfrowy niż polski i bardziej czasochłonny. Z drugiej strony daje przewidywalność, jeśli znasz zasady gry. Zanim podpiszesz kontrakt, policz koszty pracy, sprawdź wymagane zgłoszenia i zdecyduj, czy w Twoim przypadku lepsza będzie Gewerbe, GbR czy GmbH. A jeśli chcesz, żebym ułożył dla Ciebie indywidualną checklistę i harmonogram działań pod konkretny kontrakt oraz policzył obciążenia w obu krajach, daj znać.
Autor: Rafał Kufieta
